快递服务是一种关系业务，和很多其他合作型业务(如印刷)一样，它的成功是建立在服务的使用者和提供者相互理解的基础上的。

与快递公司清晰沟通所要求的服务水准可以达到节约的目的。有效办法应该是召开定期的服务商会议，讨论并解决实际问题，设计问题预防措施。

然而，在很多情况下，企业会直接接受快递公司的收费标准，没有意识到费用是可以进一步协商的。很多企业没有很好地定义它们所需要的服务标准，本来一个稍低标准的服务就可以了，结果为不必要的高水准的服务支付过多。

学会有效地“回头看”

经常见到与快递公司打交道的客户对当前或者商定的费用缺乏彻底了解。低级别的员工(比如前台)全权负责定期处理与快递公司的业务，包括选择服务计划。同样，很多企业很少回顾与快递公司的合作情况。

事实上，快递费用的节约可以通过几点实现：1.确保有一个可靠的系统来定义并监控各种递送服务的水平。

2.用更少的服务商满足需求。

3.着眼于专业机构。

4.选择适当的服务计划。

同样重要的是，一定要向快递过程中涉及的所有员工都全面交代适用的服务标准和商定的支付计划。建议定期回顾现任服务商，包括它们的服务质量，尤其是不要错过任何特别的最新报价。

对过去合作情况的回顾应包括地理分布，递送频率，以及递送要求像尺寸、重量、内容和期限。

分析数据时，考虑以下问题：1.需要当天递送吗?2.可以次日递送吗?3.可以重新包装以缩小包裹尺寸吗?4.超重和超大的包裹要同时付费吗?5.可以有其他更便宜的递送方式代替快递吗?这些问题帮助组织重新考虑它们的快递要求，识别并选择符合它们需要的最合适的费用和服务标准。不要忘记将所选择的最新计划清楚地传达给快递过程中涉及的所有员工，这样服务的执行会更具成本效益，更有效率。

除了重量，体积也是一个成本动因。因此包裹的体积越小越好。

超重或超大的包裹需要额外付费，但也许可以协商只针对其中一种情况收费。同时，要尽量利用包裹达到节约的目的。

一个好伙伴很重要

选择一个能够满足组织特殊需求的好的派送公司有助于降低快递费用。重要的考虑因素包括派送路线、取件时间、递送速度、重量和机动性。选择在所需要的路线具有实力的快递公司绝对会受益匪浅。不过，对比市场价格很重要，总会有议价的空间，因为很多快递公司愿意低于正常价格完成交易。

服务商的信息技术水平也是决定它们服务质量的一个因素，例如：对递送货物的追踪可以做到什么程度?对递送货物细节的报告可以达到什么水平?如果可以与客户的系统对接一个有效的端口，就可以减少IT或行政方面的重复工作，在线信息的生成会变得更容易。

为了确保承诺的服务水准得到落实，可以从收件方抽查包裹的到达时间。对于不符合要求的情况，从发票金额中扣减相应的费用，也可以尝试与服务商召开定期会议讨论特定时间问题。

一家分别在新加坡和香港上市的贸易公司回顾它们在中国大陆与香港之间的快递需求。经过合理分析它们将业务交给一家在中国大陆市场很有实力的快递公司。

新更换的这家公司报价低于前任。

自此，服务得到了改善，每月的快递费用也降低了。

快递费用不普通

千万不要忽视选择快递公司的重要性，以下的实例就是把这件事当成一件普通事处理，出事后才采取补救措施加强内控处理流程，但对公司已经造成损失的案子。笔者曾经处理过的这样一个因快递公司选择不当的例子：位于宁波的一家外资公司将开出的增值税发票由普通前台的员工通过快递公司寄出给客户。经过一段时间后，应收客户的账款总值380万元人民币尚未缴付，经过交流后才知道对方根本没收到该批发票，于是根据记录找到快递公司，可惜该快递公司找不到有关信息，而且相关职员已离职，该外企也为此付出不菲代价。更换快递公司，有关文件寄出的工作流程重新设计不再由前台员工负责，改由各个部门自行负责，而且设立签名记录。

在此不得不提一提总部位于美国乔治亚州亚特兰大的UPS快递公司。在最近几年间，通过客户服务方面的技术与其自主品牌的“人类工程学”相结合，并且产生了深远影响，让这家公司不断刷新包裹递送纪录。它创建了“投递拦截”服务，客户只需要在公司的网站上做几步简单的操作，就能取回已经发出的包裹，或者更改路线。这些措施吸引了许多新的客户，降低了留住客户的成本。

而且，24小时快递的价格并不是货物数量或重量的线性函数。

如果快递开支是管理费用中很大宗的一部分，那将主要客户的货物合并运输将会极大削减成本。美迪斯民公司每年与此相关的管理费用要支出90亿美元左右。该公司通过将快递运输进行合并，节省了相当大一笔钱。

另外，尚需注意快递公司是否所有的网点均为自有直营网点，利于对物流的管控能力;是否拥有具备一定规模的货运专机机队(自有及包机)，确保快件时效;是否拥有较为先进的信息系统及手持终端支撑，确保快件在生命周期的各个环节都能通过系统实现有效监控，确保快件安全。